Les systèmes d'information

La Direction des systèmes d’information a mené de nombreux projets en 2016.

Collège numérique

Mise en œuvre

En 2016, la mise en œuvre du plan numérique pour les collèges s’est traduite par la mise en service d’une classe mobile de 32 tablettes dans 10 collèges.

Sessions de formation

Ces mises en service étaient assorties de sessions de formation à destination des enseignants et des administrateurs de ces classes mobiles (le plus souvent au référent numérique du collège).

Liaisons internet xDSL

Le Département a mis en œuvre le groupement d’achat pour les liaisons internet xDSL. A ce jour, 10 collèges ont transmis leur bon de commande à l’opérateur.

En savoir plus sur les collèges numériques

Parc départemental

Windows 7

Une part importante de l’activité a consisté en la migration vers Windows 7 de 213 postes de travail.

Office 2013

La migration de la suite bureautique vers Office 2013 a été faite en parallèle et était assortie d’une demi-journée de formation pour chaque utilisateur (ainsi que d’une journée d’approfondissement sur les fonctions avancées pour celles et ceux qui le souhaitaient).

Flotte mobile

L’évolution de la flotte mobile en termes de volume de smartphones et tablettes a entraîné la nécessité d’acquérir un logiciel MDM. Il permet une gestion des applications installées sur le terminal ainsi que sa sécurisation. Le déploiement d’applications ainsi que la remise en état suite à une panne peut alors s’effectuer en quelques minutes.

Le projet « KBOX »

Cadre

Le projet, conduit en 2016, comprend la dématérialisation des documents du Bureau, des Commissions permanentes, des séances plénières et des Commissions d’appels d’offres.

Intérêts

L’envoi dématérialisé des projets de délibérations aux élus et aux services permet :

  • un envoi de la convocation et des documents sur les tablettes fournies aux élus et aux directeurs de pôles, avec un horodatage qui garantit la valeur probante des dépôts et apporte la traçabilité des envois et des téléchargements ;
  • une consultation aisée en toute mobilité ;
  • un accès aux documents facilité pour tous les services.

Avenir

Ce projet se poursuivra en 2017 et 2018 par la dématérialisation des exemplaires destinés au contrôle de légalité, aux archives départementales ainsi que par la mise en ligne des délibérations et des arrêtés.

Numérisation des classothèques

Le démarrage en production de la numérisation du flux quotidien s’est effectué le 25 avril 2016 pour le pôle solidarité enfance (dossiers enfants et dossiers assistantes familiales) et le 29 août 2016 pour le pôle des personnes âgées et des personnes handicapées.

La numérisation des dossiers en stock dans les  classothèques a été menée en parallèle.

Cette opération s’est terminée par l’intégration des documents dans la solution de gestion électronique de documents Multigest le 18 août 2016 pour le PSE (et le 3 février 2017 pour le PAPH).

Liste d’attente des établissements pour personnes âgées

Objectif

Le logiciel Attentum a été mis en œuvre pour gérer le suivi des listes d’attente en EHPAD. Il est opérationnel depuis avril 2016.

Intérêts

Ce logiciel permet :

  • la gestion des demandes d’admission au sein des établissements pour personnes âgées du département de la Haute-Vienne, en s’appuyant sur le dossier unique de demande d’admission du Département de la Haute-Vienne ;
  • le suivi, pour les établissements et le Département, de l’évolution de l’offre d’accueil et des besoins en Haute-Vienne, avec une saisie harmonisée des inscriptions sur liste d’attente éliminant les doublons.

Dématérialisation des factures

Préparation

Durant l’année 2016, la DSI  et la Direction des finances ont préparé la mise en œuvre des factures électroniques au Département de la Haute-Vienne, et notamment leur traitement dans le logiciel financier de la collectivité « ASTRE-GF ».

Acquisition d’un module

Un module a été acquis auprès de la société GFI, pour un coût de 23 500 € TTC, afin de permettre la récupération des factures sur le portail « Chorus Pro » et leur injection dans le module Factures d’ASTRE.

Autres projets

Logiciel de gestion du mobilier

Un nouveau logiciel de gestion du mobilier a été acquis et mis en place en 2016 suite à une consultation.

Le coût de mise en œuvre de ce logiciel a été d’environ 15 000 € TTC.

Nouvelle version Web de Marco

Cette nouvelle version du logiciel de gestion des marchés Marco a été mise en production fin 2016 pour les nouveaux marchés.

Nouvelle version Web de Post-Office

La nouvelle version du logiciel de gestion des courriers Post-Office a été installée en 2016.