Secrétaire coordonnatrice thématique sociale (H/F)

Référence : N°102/2017

Date de clôture des candidatures : Jusqu'au 01/12/2017 inclus

Filière administrative

Auprès :

Maison du département Ouest Haute-Vienne
Services sociaux

Fonction :

Secrétaire coordonnatrice thématique sociale (H/F)

Cadre/Grade :

Titulaire ou recrutement direct

  • Rédacteur
  • Rédacteur principal 2ème classe
  • Rédacteur principal 1ère classe
  • Adjoint administratif
  • Adjoint administratif principal 2ème classe
  • Adjoint administratif principal 1ère classe

Catégorie :

B / C

Lieu de travail :

Maison du département de Saint-Junien
Services sociaux
2, rue Alfred de Musset - 87200 Saint-Junien

Missions :

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la MDD et sous l’autorité fonctionnelle du directeur adjoint, la(e) secrétaire coordonnatrice(teur) est chargé(e) de centraliser les informations, de les transmettre, de veiller à l’harmonisation des procédures et projets administratifs en lien avec les activités de la MDD sur l’ensemble du territoire, tout en assurant un secrétariat à dominante sociale ou administrative sur la MDD.

A ce titre l’agent devra :

En tant que Coordonnatrice (teur) :

  • Assurer la fonction de référent(e) auprès de toutes les secrétaires de la MDD,
  • Assurer la coordination des procédures thématiques et administratives sur l’ensemble du territoire de la MDD,
  • Veiller au partage de l’information utile entre toutes les secrétaires, 
  • Assurer la cohérence et l’harmonisation des documents, modes de saisies et le respect des délais,
  • Participer à la mise en place de l’organisation interne des secrétariats,
  • Participer au projet de dématérialisation de l’action sociale et de l’insertion,
  • Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord transversaux, des bilans et statistiques en lien avec l’ensemble des activités de la MDD,
  • Rédiger des comptes rendus de réunions et notes,
  • Organiser et préparer les réunions thématiques en lien avec l’activité des secrétariats à dominante sociale ou administrative

En tant que secrétaire de MDD, il (elle) :

  • Assurer les activités de secrétariat de la MDD :
    • Accueillir, renseigner et/ou orienter le public et les partenaires (accueil physique et téléphonique) en tant que de besoin,
    • Effectuer la saisie informatique des enquêtes, des rapports divers, des courriers,
    • Assurer le suivi des procédures liées aux missions de la MDD
  • Assurer la gestion de dossiers spécifiques :
    La gestion de dossiers et de procédures relevant des thématiques sociales (ASE, PMI, RSA, CLA, Action sociale…) : 
    • Assurer le suivi administratif de l’ensemble des dossiers et procédures liées aux thématiques en lien avec le responsable,
    • Instruire et traiter les demandes,
    • Effectuer tous types de courriers, (convocations aux instances, éligibilité aux dispositifs,…),
    • Saisir informatiquement et gérer les données dans le logiciel métiers (iodas, Horus),
    • Préparer les dossiers pour les commissions et réunions avec les partenaires : compiler les documents…,
    • Participer aux différentes commissions et instances en lien avec la thématique.

Compétences :

Savoirs

  • Niveau Bac, CAP ou BEPC (dans le domaine du secrétariat) ou expérience dans une fonction similaire,
  • Connaissances des techniques de secrétariat,
  • Très bonnes connaissances des outils bureautiques et des logiciels métiers,
  • Très bonnes connaissances des règles d'orthographe et de grammaire,
  • Connaissance de l’environnement institutionnel,
  • Permis B.

Savoir-faire

  • Sens de l’accueil et qualité relationnelle,
  • Qualités d’organisation, rigueur et d’adaptation,
  • Capacités d’autonomie et initiative,
  • Sens du travail en équipe et en transversalité,
  • Capacités à transmettre et à diffuser les informations importantes,
  • Qualités d’animation et de pédagogie,
  • Respect des procédures validées par l’Institution.

Savoir-être

  • Qualité d’écoute,
  • Respect de la confidentialité des informations et faire preuve d’une grande discrétion,
  • Réactivité face aux demandes de travail en urgence.

Particularités du poste :

Déplacements réguliers à prévoir au sein du territoire.

Personnes à contacter :

Madame Martine CATUS
Directrice de la Maison du département Ouest Haute-Vienne – services sociaux
05.55.43.06.06

Madame Emmanuelle DUNOYER
Directrice des moyens des services territorialisés – Dominante sociale
05.44.00.10.81

Modalités de remise des candidatures :

Les candidatures devront être constituées :

  • d'une lettre de motivation avec mention de la référence du poste 102/2017
  • d’un curriculum vitae détaillé
  • de la photocopie du/des diplômes

et devront être adressées jusqu'au 01/12/2017 inclus à :

Monsieur le Président du Conseil départemental de la Haute-Vienne
Pôle ressources
Direction des ressources humaines
11, rue François Chénieux
CS 83112 - 87031 LIMOGES CEDEX 1